Was können Benutzer auf meinem online Kalender machen?
Ob eine Anmeldung für den online Kalender verlangt wird, kann man bei den Einstellungen für den Kalender unter KONFIGURIEREN > Zugang einstellen. Hier gibst Du ein, ob Benutzer (und Superbenutzer) Buchungen hinzufügen, verändern oder löschen dürfen. Auf dieser Seite sind die Einstellungsmöglichkeiten, die festlegen, was ein normaler Benutzer über die Buchungen zu sehen bekommt. Zusätzlich zu den Einstellungen der Zugangsrechte für normale Benutzer können auf der Seite ‚Zugang‘ auch Superbenutzer für diesen Kalender und deren Zugangsrechte festgelegt werden.
Den online Kalender ansehen und benutzen
Die Einstellungen Deines Kalenders ergeben sich automatisch aus der Auswahl, die Du während der Einrichtung der Kalender machst. Je nachdem, wie Du den Kalender installierst, wird er nachher Deinen Kunden andere Auswahlmöglichkeiten lassen. Dabei wird die Option, dass jeder den Plan sehen kann und die Benutzer sich einloggen müssen, um einen Termin zu machen oder zu verändern, am meisten genutzt. Falls Du ausschließlich angemeldeten Benutzern erlauben willst Deinen Plan/Kalender zu sehen und zu benutzen, dann solltest Du unter Wer kann den Plan sehen? die Variante auswählen. Beachte: Das System bewahrt Dich von alleine davor widersprüchliche Kriterien auszuwählen. Falls Du beispielsweise die Möglichkeit auswählst, dass nur Du und autorisierte Superbenutzer Veränderungen im Kalender machen können, ist die Auswahl Jeder, der eine Buchung vornehmen kann, kann alle Buchungen aktualisieren oder löschen … unter Wer kann Buchungen aktualisieren? nicht wählbar.
Deshalb solltest Du darauf achten, dass sich die Auswahlmöglichkeiten bei der Aktivierung von „Nur Personen, die das gemeinsame Passwort kennen“ und „Nur Personen mit einer bestimmten IP-Adresse“, unter Zugangskontrolle leicht unterscheiden. Die Auswahl, die Nutzung von Deinem online Kalender, auf eine bestimmte Gruppe von Menschen zu beschränken, verändert damit auch andere Einstellungen.
Du kannst den Leuten auf Deinem Kalender auch erlauben Veränderungen, ohne jede Anmeldung vorzunehmen.
Das vereinfacht den Buchungsprozess. Allerdings stehen dann einige wichtige Funktionen, wie die Buchungshistorie, nicht mehr zur Verfügung.
Beachte auch, dass dadurch unerwünschte Aktivitäten auf Deinem online Kalender, wie beispielsweise das Ausfüllen mit falschen Terminen, nicht mehr verhindert werden kann. Falls das ein Problem werden sollte, kannst Du auf jeden Fall auch später noch eine Anmeldung verlangen.
Falls Du nur dem jeweiligen nicht-angemeldeten Benutzern erlauben möchtest, dass sie ihre Buchungen oder Termine verändern können, dann kannst Du einen speziellen Link mit dem magischen Wort $modurl in den Termin bei der Bestätigung per E-Mail an Deine Kunden einbauen.
Sichtbare Termindetails
Wofür Du den SuperSaaS Kalender benutzen möchtest, entscheidet auch darüber, ob Du vielleicht bestimmte Buchungsdetails vor Deinen Benutzern verstecken willst. Besonders im gewerblichen Umfeld oder wenn Du aus wirtschaftlichen Gründen einen Buchungskalender einsetzen möchtest, kann das helfen die Daten Deiner Kunden geheimzuhalten. Umgekehrt willst Du eventuell für einen internen Gebrauch, beispielsweise bei Terminreservierungen für einen Konferenzraum, den Benutzern erlauben, ebenfalls zu sehen, wer sonst noch den Raum belegt hat.
Es gibt vier Auswahlmöglichkeiten, wie Buchungsdetails dargestellt werden können. Das reicht von ‚Der Plan zeigt alle Informationen an‘ bis zu ‚Der Plan zeigt keinerlei Einzelheiten anderer Buchungen an‘. (Die verfügbaren Auswahlkriterien sind leicht unterschiedlich bei den verschiedenen Plan Typen.) Falls die E-Mail-Adresse Teil des Anmeldeprozesses ist, kannst auch bei ein Häkchen setzen, um zu verhindern, dass die E-Mail-Adressen Deiner Benutzer aus dem Kalender kopiert werden können. So wird nur der Teil vor dem @ gezeigt.
Zugangsrechte für Superbenutzer
Superbenutzer, die durch Kunden-Management eingefügt wurden, haben Zugang zu allen Kalendern innerhalb des Kontos. Wenn Du dem Superbenutzer lieber nur Zugang zu einem speziellen Kalender geben willst, dann kannst Du den Anmeldenamen/Loginnamen unter ‚Zugang‘ unter ‚KONFIGURIEREN‘ bei diesem einzelnen Kalender hinzufügen. Je Kalender kannst Du nur einen einzigen Superbenutzer zusätzlich hinzufügen.
Superbenutzer können neben der Freigabe alle Buchungsdetails sehen zu dürfen, zusätzliche Rechte erhalten. Du kannst Superbenutzern beispielsweise erlauben, die Öffnungszeiten und den Urlaubsplan mit den entsprechenden Schließzeiten zu ändern. Standardmäßig haben Superuser Sonderrechte in allen online Terminbuchungskalendern in einem Konto, was Du einschränken kannst, indem Du die Rechte von Superusern mit Benutzergruppen begrenzt.