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Den Buchungsprozess bearbeiten

Sollen Benutzer und Kunden sich wiederholende Buchungen machen dürfen oder nicht? Brauchen Buchungen eine Bezahlung oder eine Genehmigung? Sollen neue Buchungen bestätigt werden? An wen werden sie gesendet? Und was ist mit Erinnerungen an einen Termin? Das System bietet Dir eine engmaschige Kontrolle über jeden Schritt, um den Buchungsprozess zu bearbeiten.

Hier ist eine Übersicht über die Anleitungen wie Du den Buchungsprozess bearbeiten kannst:

  1. Benutzern wiederholte Buchungen ermöglichen
  2. Automatische Bezahlung oder individuelle Freigabe von online Buchungen einrichten
  3. Automatische Bestätigung und Erinnerung an Termin per E-Mail oder SMS einrichten
  4. Bestätigung für den gebuchten Termin automatisch per E-Mail oder SMS versenden
  5. Erinnerung für den gebuchten Termin automatisch per E-Mail oder SMS versenden
  6. SMS Schnittstelle einrichten
  7. Weitere Personen über neue oder geänderte Termine informieren
  8. Benutzer weiterleiten nach Abschluss der Buchung auf andere Ansicht oder Webseite

Wie kann ein Benutzer wiederholte Buchungen machen?

Du kannst selber einstellen ob und wie ein Benutzer wiederholte Buchungen machen kann. Als Standard ist es so voreinstellt, dass Benutzer nur eine Buchung in derselben Zeit machen können. Auf jeden Fall können beide Ressourcenplan und Kapazitätsplan so eingestellt werden, dass ein Benutzer wiederholte Buchungen machen kann, so dass der Kunde nicht jede Buchung einzeln machen muss.

Im Ressourcenplan wiederholtes Buchen einrichten

  1. Gehe zu KONFIGURIEREN > Vorgang
  2. Wähle Fügen Sie dem Dialogfeld für neue Reservierungen die Option “Wiederholen” hinzu
  3. Klicke Änderungen speichern

Während der Buchung haben die Benutzer nun die Möglichkeit eine sich wiederholende Zeitspanne für die Buchung zu wählen, wie täglich, wöchentlich, 14-tägig, monatlich per Datum oder Tag, bis zu einem (festgelegten) Enddatum.

Im Kapazitätsplan wiederholtes Buchen einrichten

Wenn der Administrator (oder Superuser) ein neues Zeitfenster für einen Termin erstellt, dann kann er diesen so einstellen, dass der Termin sich täglich, wöchentlich, 14-tägig, monatlich per Datum oder monatlich auf Tagesbasis bis zu einem bestimmten Enddatum wiederholt. Das macht das Anbieten von beispielsweise wöchentlich sich wiederholenden Kursen einfacher. Diese sich wiederholenden Angebote im Kalender sind ein Muss, damit Dein Kunde diese auch im Wiederholungsmodus buchen kann. Also nur, wenn ein Zeitfenster und Termin sich selbst wiederholt und der Kalender entsprechend eingestellt ist, dann können Benutzer auch wiederkehrende und sich wiederholende Buchungen machen.

Buchungen wiederholen in einem  online Kalender zur Terminbuchung im Kapazitätsplan

Damit Benutzer und Kunden Buchungen wiederholen können, mache bitte folgende Schritte:

  1. Gehe zu KONFIGURIEREN > Vorgang
  2. Abhängig davon ob einem Benutzer oder Kunden erlaubt wird eine eigene wiederkehrende Einheit auszuwählen oder ob sie sich bei einer Reihe von wiederholenden Terminen, z.B. allen Stunden eines Kurses, anmelden sollen, wähle die passende Option unter Kann ein Teilnehmer sich wiederholende Buchungen erstellen? Ja, wenn sich die Stunde wiederholt kann sich der Benutzer für mehr als eine Einheit anmelden, oder Ja, wenn sich die Stunde wiederholt soll sich der Benutzer für alle Einheiten anmelden
  3. Klicke auf Änderungen speichern

Bitte beachte, dass das Termin-Planungs-System nicht mehr als 52 wiederholte Zeiteinheiten und Buchungen auf einmal erlaubt. Damit wird verhindert, dass der Benutzer eine endlose Serie von Buchungen erstellt, was dazu führen könnte, dass die Grenze Deines Abonnement-Pakets bei SuperSaaS überschritten wird. Um Buchungen mehr als 52mal zu wiederholen, können Benutzer einfach ihre letzte Serienbuchung bearbeiten und diese so oft wiederholen, wie sie es benötigen. Gleichermaßen, kannst Du eine Zeiteinheit oder ein Angebot in Serie wiederholen, indem Du auf Termin bearbeiten klickst, dann wird Dir eine Möglichkeit zur Wiederholung dort angeboten.

Beachte bitte, dass bei Buchungen, die eine Bezahlung im Voraus verlangen, das System den Preis jeder einzelnen Buchung und Zeiteinheit addieren wird. Dem Benutzer werden dann alle Buchungen auf einmal berechnet (nachdem jedes verbleibende Guthaben, das der Benutzer übrig hat, angerechnet wurde).

Wie kann ich Bezahlung und Freigabe von Terminen in der Buchung einstellen?

Du kannst in der Buchung selber entweder eine automatische Freigabe der Termine durch Bezahlung im Buchungsprozess oder eine persönliche Freigabe von Terminen einstellen. Abhängig davon, wie Du Deinen Reservierungskalender einsetzen willst, möchtest Du vielleicht Buchungen zustimmen, bevor diese dem Benutzer bestätigt werden. Oder möchtest Du zuvor eine Zahlung verlangen. Unter KONFIGURIEREN > Vorgang, unter Zahlung oder Zustimmung anfordern?, kannst Du Deinen Kalender entsprechend einstellen.

Zahlung und Bestätigung der Freigabe des Termins bei online Buchung einrichten

Die Option Keine Zahlung oder Zustimmung erforderlich ist als Standard voreingestellt. Wenn Du gerne Buchungen manuell, also einzeln per Hand, genehmigen möchtest, dann wähle Vor der Bestätigung die Zustimmung des Administrators anfordern statt dessen. Damit sind alle Termine erst mal vorläufig gebucht und der Administrator (oder Superuser) muss die Buchung genehmigen, bevor sie verpflichtend ist und eine Bestätigung gesendet wird. Im Kalender werden anstehende und noch nicht genehmigte Buchungen und Termine mit einem leichten Schatten gekennzeichnet und mit einem P-Symbol in der Liste, wie in einer Benutzer-Agenda, markiert. Wenn diese Möglichkeit gewählt wird, erscheint die neue Option Für jede Freigabe einer Buchung eine E-Mail an den Administrator senden. Mache dort ein Häkchen bei dieser Option, wenn Du per E-Mail bei jeder neuen, aber unbestätigten Buchung, benachrichtigt werden möchtest.

Wenn Du einen oder mehrere Superuser benachrichtigen willst oder es bevorzugst statt dessen eine tägliche Übersicht zu erhalten, dann kannst unter Sollen wir noch jemanden von einer neuen oder geänderten Buchung benachrichtigen? eine automatische Benachrichtigung einrichten, indem Du dort die E-Mail-Adressen mit Komma getrennt eingibst, an die diese Information gesendet werden soll. Siehe unten weitere Informationen.

Beachte bitte, dass Reservierungen und Buchungen, die durch den Administrator oder Superuser erstellt worden sind auch automatisch bestätigt werden. Das ist als Standardeinstellung im System so voreingestellt.

Andererseits kannst Du auch um eine Teilzahlung bitten und eine automatische Genehmigung und Bestätigung der Reservierung beim Erhalt der Zahlung versenden. Das erreichst Du mit der Auswahl von Vor dem Fortfahren die Zahlung abschließen. Wenn Du Deinen Benutzern und Kunden anbieten kannst später zu bezahlen, dann wähle stattdessen Um Zahlung bitten, aber den Teilnehmer später zahlen lassen. Um weitere Informationen zu erhalten, wie der Bezahlvorgang selber eingestellt wird, gehe bitte zu dem Bereich Bezahlung.

Wenn Benutzern und Kunden ein “unbegrenztes Guthaben” gegeben wird, dann werden die Reservierungen und Buchungen automatisch bestätigt. Das ist eine sinnvolle Abkürzung des Buchungsprozesses für Leute, denen Du vertraust, um den Bestätigungsablauf zu umgehen. Um jemandem ein unbegrenztes Guthaben zu geben, wechsle zum Bereich Guthabensystem unter Zahlungseinrichtung.

Wie kann ich Bestätigungen und Erinnerungen von Terminen automatisch versenden?

Das SuperSaaS Reservierungssystem erlaubt Dir Bestätigungen und Erinnerungen per E-Mail und/oder SMS automatisch zu versenden. Das kann eingesetzt werden, um Buchungen bei Benutzern und Kunden zu bestätigen oder Dich selbst und weitere Personen über neue oder aktualisierte Buchungen zu benachrichtigen.

Bestätigungen der online Terminbuchung

Wie Du die Bestätigungen der online Terminbuchung einrichten kannst, erfährst Du in diesem Absatz. Indem Du Immer eine Bestätigung senden unter KONFIGURIEREN > Vorgang wählst, wird eine Bestätigung per E-Mail an den Benutzer versendet, sobald die Buchung genehmigt ist. Benutzer werden ebenfalls über alle wesentlichen Änderungen, die in den Buchungen vorgenommen werden oder falls sie diese löschen, benachrichtigt. Wenn Du es Deinen Benutzern und Kunden selber überlassen möchtest, ob eine Bestätigung gesendet wird, wähle stattdessen Den Teilnehmer wählen lassen, ob eine Bestätigung gesendet werden soll.

Automatische Bestätigung von online Termin versenden

Um sicherzugehen, dass Bestätigungen richtig zugestellt werden können, willst Du vielleicht die E-Mail-Adresse, die Benutzer während der Anmeldung einsetzen, überprüfen. Das kannst Du unter Zugangskontrolle einrichten. Wenn Du nicht mit registrierten und angemeldeten Benutzern arbeitest, dann stelle auf jeden Fall sicher, dass die E-Mail-Adresse während des Buchungsprozesses abgefragt wird. Prüfe auch, ob die Option E-Mail-Adresse als Login-Namen verwenden unter Zugangskontrolle dabei kein Häkchen hat.

Siehe unter Gebrauch im Alltag weitere Informationen über den Einsatz von Bestätigungen per E-Mail oder SMS, wenn im Namen des Benutzers gehandelt wird.

Beachte, dass die meisten Mitteilungen nicht gesendet werden, wenn Du als Administrator angemeldet bist, weil das schnell Deine Mailverwaltung überschwemmen würde, während Du am System arbeitest. Um zu prüfen, ob Du die entsprechende Mitteilung erhältst, melde Dich als normaler Benutzer an, wie es bei “Teste den von Dir erstellten Kalender” erklärt wird.

Erinnerungen an die online Termine

Wie Du die Erinnerung an die online Terminbuchung einrichten kannst, erfährst Du in diesem Absatz. Zusätzlich zu den E-Mail-Bestätigungen, kannst Du einige Zeit vor Beginn des gebuchten Termins eine Erinnerung versenden, die im Ablauf von 2 Wochen oder bis zu 15 Minuten vor dem gebuchten Termin geschickt werden können. Wenn Du eine SMS-Schnittstelle eingestellt hast (siehe unten), dann kannst Du zwischen einer Erinnerung per E-Mail oder SMS wählen. Im zweiten Fall, solltest Du sicherstellen, dass Du die mobilen Telefonnummern der Handys Deiner Benutzer während des Anmelde- und/oder des Buchungsprozesses abfragst.

Erinnerungen an online Termin automatisch versenden

Die Buchungssoftware erlaubt Dir auch eine nachträgliche Folge-Nachricht per E-Mail nach Beginn des gebuchten Termins zu versenden. Nachdem Du bei Eine E-Mail als Erinnerungswiederholung nach … Minuten schicken unter KONFIGURIEREN > Vorgang ein Häkchen setzt, wählst Du aus, wie viel Zeit vergehen soll (gerechnet ab dem Startpunkt des Termins oder der Buchung), damit dann diese nachträgliche Mitteilung versendet wird. Klicke dann auf Änderungen speichern. Wenn Du diese Möglichkeit aktiviert hast, kannst Du den Inhalt dieser Mitteilung unter KONFIGURIEREN > Layout einstellen (siehe auch Mitteilungen und Benachrichtigungen anpassen).

Du kannst eine E-Mail mit Erinnerungs­wiederholung auch wahlweise als eine zweite Erinnerung versenden, indem Du eine negative Zahl (im Minusbereich) für Minuten, Stunden, Tage oder Wochen im Verhältnis zu dem Beginn des Startzeitpunktes Deiner Buchung oder des Termins eingibst.

Eine SMS-Schnittstelle zur Versendung von Bestätigungen und Erinnerungen an die Termine einrichten

Mit einer SMS-Schnittstelle zur Versendung von Bestätigungen und Erinnerungen an die Termine kannst Du automatische Informationen zu den gebuchten Terminen in Deinen online Terminbuchungskalendern automatisch an Benutzer, Kunden und Mitarbeiter versenden. Um SMS-Termin-Bestätigungen oder SMS-Termin-Erinnerungen zu versenden, musst Du zuvor eine SMS-Schnittstelle einrichten. SuperSaaS verkauft keine SMS Guthaben, bietet aber eine Integration von zahlreichen nationalen und internationalen SMS-Anbietern (sieh unten eine Auswahl solcher Anbieter) an. Um eine Ansicht aller Anbieter mit einer möglichen Verknüpfung zu sehen, gehe zu SMS-Gateway auf dem Dashboard und sieh Dir dort im Drop-down-Menü die komplette Auswahl an.

Dabei bietet der SMS-Anbieter Twilio sogenanntes “Unified Messaging” an, bei dem die Kommunikation mit mehreren Kanälen, wie beispielsweise Sprachnachricht, E-Mail, Fax, SMS, MMS und mehr möglich ist. Die folgenden SMS-Provider bieten eine deutschsprachige Webseite oder Betreuung an:

Beachte, dass einige Optionen der SMS-Benachrichtigung noch verborgen bleiben, bis Du eine SMS-Schnittstelle eingerichtet hast.

Wenn Du ein Konto bei einem der Anbieter hast, dann musst Du Deine Kontoangaben, wie den Namen und das Passwort, unter Einstellungen für eine SMS-Schnittstelle oder ein SMS-Gateway eingeben. Wenn Dein SMS-Anbieter von Dir verlangt den Gateway Typen (also die Art der Schnittstelle) zu spezifizieren, dann wähle HTTP.

SMS Anbieter einrichten und mit einem SMS Gateway Informationen der online Terminbuchung per SMS versenden
Wenn der SMS-Anbieter Deiner Wahl nicht in dem Drop-down-Menü zur Auswahl steht, dann frage beim Support von SuperSaaS nach und kontaktiere uns.

Stelle sicher, dass die SMS-Schnittstelle aktiviert ist, indem Du bei Den SMS-Gateway aktivieren ein Häkchen setzt und die Änderungen speicherst. Das SuperSaaS System wird dann Deine Kontoangaben bei Deinem SMS-Anbieter überprüfen. Eine Mitteilung im Kopf der Seite zeigt ‘Erfolgreich’ oder ‘Fehler’ als aktuellen Status, ob die Schnittstelle richtig aktiviert wurde.

Weitere Personen von Terminen informieren

Du kannst weitere Personen von Terminen in Deinen online Terminbuchungskalendern informieren. Das kann sinnvoll sein, um die Mitarbeiter, die bei diesem Termin eine Rolle spielen eine zusätzliche Buchungsinformation zukommen zu lassen. Unabhängig davon, ob Du mit einer Genehmigung durch den Administrator (oder Superuser) arbeitest oder nicht, kannst Du das System so einstellen, dass es Dich und andere Personen bei allen Änderungen von neuen oder aktualisierten Buchungen benachrichtigt. Diese Einstellung kannst Du unter KONFIGURIEREN > Vorgang unter der Überschrift Sollen wir noch jemanden … benachrichtigen? finden. Hier kannst Du in einem Drop-down-Menü wählen, ob Du bei jeder einzelnen Änderung informiert werden willst oder einmal am Tag eine Übersicht über Buchungsänderungen erhalten möchtest. Um diese E-Mails an verschiedene Personen auf einmal zu versenden, gib deren E-Mail-Adressen als kommaseparierte Liste in dem entsprechenden Textfeld ein. Beispielsweise sieht die Liste folgendermaßen aus: maxmustermann@gmx.de, beatebeispiel@web.de, stefanstellvertreter@gmail.com

Weitere Personen automatisch von online Termin informieren bei einer online Terminbuchung

Wenn Du eine SMS-Schnittstelle eingerichtet hast (siehe oben), dann kannst Du eine Bestätigung der neuen oder aktualisierten Buchungen an eine oder mehrere Mobilfunknummern versenden. Das ist dann besonders sinnvoll, wenn Du über Änderungen in den letzten Minuten in Deinem Kalender informiert werden möchtest.

Wohin wird der Kunde am Ende der Buchung weitergeleitet?

Um den Buchungsvorgang optimal in Deinen Arbeitsablauf einzubinden, kannst Du entscheiden, wohin der Kunde am Ende der Buchung weitergeleitet werden soll. Unter KONFIGURIEREN > Vorgang unter Wohin soll der Teilnehmer geschickt werden …?kannst Du auch kontrollieren, wohin Benutzer weiter geleitet werden und/oder welche Seite sie sehen am Ende der Buchung. Als Standard ist voreingestellt, dass ein Benutzer auf der Seite bleibt, wo er ist, nachdem der Buchungsvorgang abgeschlossen ist. Die neue Buchung ist im Kalender hervorgehoben und über dem Kalender erscheint eine Nachricht, die mitteilt, dass die Buchung erfolgreich erstellt wurde.

Benutzer nach online Buchung auf Webseite weiterleiten

Ansonsten kannst Du den Benutzer zu seiner Agenda schicken, wo er eine Übersicht von allen seinen bevorstehenden Terminen von Buchungen, die er bei Dir gemacht hat, findet. Eine andere Möglichkeit besteht darin, eine URL anzugeben, wohin die Benutzer nach Abschluss ihrer Buchung weitergeleitet werden. Es wird ausdrücklich empfohlen, dass die Seite auf die der Benutzer weitergeleitet wird, deutlich zeigt, dass ihre Buchung erfolgreich abgeschlossen wurde. Eine Weiterleitung zu Deiner Homepage, ohne jede Bestätigung darüber, was genau passiert ist, würde verwirrend für Deine Benutzer und Kunden sein und PayPal verbietet dies ausdrücklich in Verbindung mit seinem Zahlungsprozess.

Um das Verfolgen oder Tracken einer erfolgreichen Buchung zu unterstützen, kannst Du die ‘magischen Wörter’ $name, $id, $price, $slot_id, $email, $lang oder $full_name in die URL einbinden, was entsprechend der Benennungen von dem Anmeldenamen des Termins, der ID, dem Preis, Zeitfenster ID, E-Mail oder dem ganzen Namen ersetzt wird. Dann kannst Du diese Information, mit einem Skript auf der Seite, auf die Du den Benutzer weiterleitest, herausholen oder sie in einem Serverprotokoll für eine spätere Verarbeitung speichern.

Unter Layouteinstellungen kannst Du die URL festlegen, wohin die Benutzer weitergeleitet werden, wenn sie sich von SuperSaaS abmelden (oder klicke auf Dein Logo, wenn es angezeigt wird). Es kann eine andere URL sein: Deine Homepage zu nutzen wäre hier passend.